Política de protección de datos

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA, informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento protección de datos personales.

INTRODUCCIÓN

La ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA acoge y respeta las disposiciones normativas; la Asociación se reconoce como responsable del tratamiento de datos personales y con el presente documento da cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en especial en su artículo 17, así como al artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 referentes a las obligaciones de los responsables de tratamiento de datos personales y a la generación de las Políticas de Tratamiento de la información, garantizando a los titulares de la información las herramientas y procedimientos para establecer un control sobre su información personal, favoreciendo los derechos de consulta, acceso, rectificación, actualización y supresión de los datos correspondientes a información personal que haya sido recolectada en cualquier base de datos o archivo.

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DE LA ASOCIACIÓN: ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA

NIT: 890.902.432-0

CORREO ELECTRÓNICO: adecopria1@gmail.com

TELÉFONO: (+57) 3233046205

LEGISLACIÓN APLICABLE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente se aplica al tratamiento de los datos personales recolectados por la ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA y se ha redactado teniendo en cuenta:

  • Constitución Política, artículo 15
  • La Ley 1266 de 2008 contentiva de las disposiciones generales del HABEAS DATA
  • La Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”
  • El Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012
  • Decreto Único 1074 de 2015 Cap. 26 sobre el Registro Nacional de Bases de Datos
  • Circular Externa 002 de 2015 Responsables del tratamiento de datos personales
  • Decreto Reglamentario 2952 de 2010 por el cual se reglamenta parcialmente los artículos 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008
DEFINICIONES

Las siguientes definiciones posibilitan una correcta y apropiada interpretación de la presente política:

  • AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
  • DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
  • DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

  • DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • DATOS INDISPENSABLES: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de la ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
  • DATOS OPCIONALES: son aquellos datos que laASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA requiere para ofrecer servicios de promoción, formación o información, etc.
  • ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
  • HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
  • RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos.
  • TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.  En lo correspondiente a la recolección de datos personales, laASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados.

PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por laASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: laASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

  1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de laASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA.
    1. Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
    1. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

La ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA requiere obtener el consentimiento libre, previo y expreso por parte de los Titulares para poder realizar tratamiento a sus datos personales. Para este fin, la Asociación debe disponer de los mecanismos necesarios para obtener esta autorización de los Titulares, garantizando en todo momento su verificación. La autorización por parte del Titular puede realizarse en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato ya sea diligenciado por el titular o por un tercero bajo responsabilidad de aquel, que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico, tecnológico o procedimental a través del cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse producido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en las bases de datos.

La ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA en los términos dispuestos en la ley dispondrá del aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página web www.adecopria.com y del correo electrónico adecopria1@gmail.com

EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales por orden judicial
    1. Datos de naturaleza pública
    1. Casos de urgencia médica o sanitaria
    1. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
    1. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

La información personal recolectada por la ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA será utilizada con el fin de facilitar la oportuna y fluida comunicación con nuestros clientes internos y externos, afiliados y  aliados estratégicos,  para garantizar el desarrollo de los objetivos misionales de la Institución. Por lo tanto,  la misma se empleará para divulgar, comunicar y distribuir información de interés para los distintos públicos tales como: directrices de la Asociación, programación y promoción de eventos organizados por la misma o instituciones aliadas, divulgación de convenios, entre otros.

El tratamiento para los datos personales indispensables de los trabajadores, contratistas, afiliados, y aliados estratégicos, estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de laASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión. Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
    1. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
    1. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
    1. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
    1. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

  1. A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
    1. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
    1. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a laASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    1. Solicitar prueba de la autorización otorgada a laASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
    1. Ser informado por laASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
    1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
    1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
    1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
DEBERES DE LA ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de laASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
    1. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  2. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
    1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    1. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    1. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
    1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
    1. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
    1. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
    1. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
    1. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
    1. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
    1. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
    1. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

LaASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, SOLICITUDES Y RECLAMOS ACCESO Y CONSULTAS.

Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos de la ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA:

La ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA garantizará al Titular estos derechos cuando, previa acreditación de su identidad o de la identidad de su representante, se brinde acceso de manera gratuita al detalle de sus datos personales que reposan en las base de datos de la Asociación. Dicho acceso se brindará a través de medios electrónicos o físicos.

LaASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la Asociación a la Dirección Ejecutiva. Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico adecopria1@gmail.com.

Reclamos y solicitudes:

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, en su artículo 15, el Titular puede presentar una solicitud o un reclamo ante el Responsable del tratamiento cuando considere que su información personal almacenada en las base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión. El requerimiento del Titular deberá ser gestionado bajo las siguientes reglas:

  1. Consultas: los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en laASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través del correo adecopria1@gmail.com. La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Reclamos: el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante laASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
  1. El reclamo del titular se formulará mediante solicitud dirigida a laASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA por el correo electrónico adecopria1@gmail.com con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 
  2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  3. Una vez recibido el correo con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta «reclamo en trámite» y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
  4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Petición de actualización, rectificación y supresión de datos: laASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA rectificará y actualizará a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico adecopria1@gmail.com indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.
  • Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello la ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA pondrá a disposición del Titular el correo electrónico adecopria1@gmail.com. Si vencido el término legal respectivo, laASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA, según fuera el caso, no hubiera eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

SEGURIDAD SOBRE LOS DATOS PERSONALES

Dando alcance al principio de seguridad referenciado en la Ley 1581 de 2012, la ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN PRIVADA ADECOPRIA adoptará los controles técnicos, humanos y administrativos requeridos para otorgar seguridad a la información relacionada con datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso acceso no autorizado.

Estos controles serán generados por La Dirección Ejecutiva de la Asociación y deben contener como mínimo los siguientes aspectos: a) flujograma de la información de la Asociación, b) alcance de aplicación, c) Normas y procedimientos encaminados a garantizar la seguridad de las bases de datos, d) Funciones y obligaciones de empleados, e) Documentación de las bases de datos existentes, e) Procedimiento de copias de Backup y de recuperación de datos f) Aspectos técnicos, tecnológicos y de procesos, relacionados con la seguridad de la información.